Případová studie

Zrychlili jsme ověřování faktur z 1 hodiny na pouhé 2 minuty.

Kdo je ASB Group?

ASB Group je dynamická poradenská společnost působící v klíčových zemích regionu střední a východní Evropy: v České republice, Polsku, Slovensku a Maďarsku. Náš tým více než 450 specialistů denně pomáhá mezinárodním i místním společnostem s jejich podnikáním. Specializujeme se na zakládání společností, účetnictví a reporting, daňové poradenství, transakční poradenství, korporátní služby a v neposlední řadě také mzdové účetnictví a řízení lidských zdrojů. Díky komplexnímu pokrytí klíčových oblastí podnikání se naši klienti mohou soustředit především na hlavní část svého podnikání.

Nákladné ruční zpracování dokumentů, chybovost a zdlouhavé schvalovací procesy

Zaměstnanci ASB zpracovávali faktury a další dokumenty ručně a zadávali je samostatně do jednotlivých systémů. Vzhledem k velkému objemu zpracovávaných dokumentů to kladlo vysoké nároky na výkonnost zaměstnanců, což vedlo k vysoké chybovosti.

Tento přístup vedl k dalším problémům spojeným s neefektivními procesy schvalování a ověřování dokumentů. Zároveň nebylo možné bezpečně a efektivně sdílet data se zákazníky. Situace vyžadovala buď nákladné zvýšení počtu zaměstnanců, nebo nalezení efektivního a nákladově efektivního řešení.

Hlavní výzvy skupiny ASB

Zdlouhavé ověřování příchozích dokumentů

Vysoká chybovost

Časově náročný a komplikovaný schvalovací proces

Efektivní sdílení výstupů s klienty

4× rychlejší vstup do systému a úspora 100 000 listů papíru ročně

Díky zavedení systému Docu-X jsme v ASB zrychlili a zefektivnili všechny procesy související se zadáváním a schvalováním dokumentů v systému Helios.

Po přijetí prochází faktura třemi systémy, přičemž zůstává uložena na jednom místě. Komunikaci lze sledovat prostřednictvím dokumentů a všechny úpravy se provádějí na jednom místě. Dokumenty zadáváme do systému čtyřikrát rychleji, než kdybychom to dělali ručně. Díky tomu můžeme našim zákazníkům zaručit, že jejich dokumenty budou zpracovány do 48 hodin od odeslání odesílatelem, což nám dává obrovskou konkurenční výhodu.

Hlavní výhody implementace Docu-x

Proces schvalování faktur se zkrátil z 20 minut na 5 minut.

Zkrácení procesu kontroly z 60 minut na pouhé 2 minuty

Automatické kontroly dokumentů

Efektivnější správa firemní dokumentace

Zjednodušte interní procesy

Řešení certifikované pro integraci se systémem Helios

„Docu-x poskytuje bezpečnou platformu pro sdílení dat a informací s našimi klienty. Jedná se o způsob schvalování faktur odpovědnými manažery, faktury jsou extrahovány automatickým systémem OCR a je to také platforma pro sdílení našich výstupů s klienty. Eliminuje se tak neefektivní a zdlouhavá e-mailová komunikace. Navíc je vše propojeno s naším účetním systémem Helios a probíhá v bezpečném prostředí.“

Petr Studnička

Naše řešení

Jak vám ušetříme čas?

Zrychlili jsme ověřování faktur z 1 hodiny na pouhé 2 minuty.

Kdo je ASB Group?

Nákladné ruční zpracování dokumentů, chybovost a zdlouhavé schvalovací procesy

Hlavní výzvy skupiny ASB

4× rychlejší vstup do systému a úspora 100 000 listů papíru ročně

Hlavní výhody implementace Docu-x

Jak vám ušetříme čas?

Objednávky

Žádanky

Datové schránky

Řízená dokumentace

Správa smluv

Digitalizace účetnictví